Analyze the procurement process for an organization with which you are familiar. Explain the changes and possible problems involved with introducing e-procurement.
PT. Autotrust Media Proteksindo adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa perantara asuransi kerugian. Sebagai broker, Autotrust yang bekerjasama dengan beberapa perusahaan asuransi ternama seperti Asuransi Bina Dana Artha, AIU, dll memiliki salah satu kegiatan operasional seperti pencetakan polis asuransi. Berkaitan dengan hal tersebut, tentunya office supplies yang dibutuhkan beragam dan cepat habis. Selama ini Autotrust melakukan pembelian terhadap office supplies yang dibutuhkan melalui bagian purchasing. Setiap departemen yang membutuhkan, seperti Departemen Underwriting yang membutuhkan office supplies dalam jumlah yang lebih banyak terkait dengan proses pencetakan polis, menghubungi bagian purchasing jika membutuhkan sesuatu.
Jika Autotrust menerapkan sistem e-procurement tentunya akan mendatangkan beberapa perubahan dan juga tantangan yang mungkin ditemui.
E-procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan supplier. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik, sehingga untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasional, dan yang berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut. Tugas-tugas baru yang berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada supplier lama maupun supplier baru.
E-Procurement pembelian dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi biaya operasi dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan memperpendek birokrasi. Penerapan e-procurement memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan supplier yang dipilih melalui katalog online yang mana dilihat-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item yang dibutuhkan. Fitur utama e-procurement meliputi :
• Katalog elektronik untuk item-item standar/inti.
• Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis/bermacam-macam.
• Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli secara teratur.
• Kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detil.

Beberapa manfaat e-procurement meliputi :
1. Penghapusan biaya administrasi
Karena sistem order dilakukan secara online, maka biaya administrasi bisa dihapuskan. Selama ini setiap order dan pengiriman dari supplier akan dikenakan biaya administrasi.
2. Pemotongan biaya pembelian
Dengan adanya sistem e-procurement yang menekankan pada efisiensi waktu dan biaya, maka biaya pembelian yang sebelumnya dilakukan secara manual bisa diminimalisir. Contohnya biaya pencetakan Purchase Order, biaya pengiriman PO, tanda terima, dsb.
3. Pemotongan waktu siklus pembelian
Dengan e-procurement, siklus pembelian menajdi lebih pendek karena data permintaan barang secara otomatis dikirimkan kepada supplier real time.
4. Kontrol manajemen yang lebih intens
E-procurement terintegrasi dengan wewenang persetujuan untuk setiap barang yang direquest oleh setiap divisi. Misalnya saat divisi underwriting membutuhkan office supplies, mereka akan menginputnya di sistem e-procurement yang kemudian langsung akan dikirimkan untuk otorisasi kepada manajemen yang berwenang, setelah mendapat otorisasi maka sistem secara otomatis akan mengirimkan data order ke supplier.
5. Memaksimalkan pemenuhan kebutuhan
Dengan sistem yang cepat dan terintegrasi, maka apa yang dibutuhkan dapat dipenuhi dengan lebih maksimal karena pihak yang membutuhkan barang tsb mencari sendiri di catalog sistem barang yang dibutuhkannya. Barang yang dibeli benar-benar barang yang sesuai spesifikasinya dengan yang dibutuhkan.
6. Mengurangi tingkat kesalahan pemesanan
Pembuatan Purchase Order secara manual tentunya tidak luput dari kesalahan. Barang yang dibutuhkan misalnya dengan spesifikasi A, bisa saja terjadi kesaslahan order dengan spesifikasi A1. Dengan sistem yang terintegrasi maka bisa mengurangi tingkat kesalahan yang mungkin timbul.

Kendala
1. Kesiapan teknologi informasi
Implementasi e-procurement sangat memerlukan kesiapan teknologi informasi secara penuh berikut perangkat-perangkatnya. Meskipun dalam implementasinya tidak banyak memerlukan perubahan dalam proses bisnis (bussiness process), namun perlu suatu kebijakan (policy) perusahaan berupa sistem dan prosedur yang mengatur mekanisme e-procurement yang akan menjadi acuan bagi semuapihak yang terlibat. Selain itu sistem e-procurement memerlukan dukungan proses pengadaan barang dan jasa dengan memanfaatkan teknologi informasi (internet) sehingga dapat dibangun interaksi antara buyer dan supplier secara on-line.
2. Penyesuaian budaya / change management
Kendala yang dihadapi dalam implementasi e-procurement adalah belum membudayanya praktik bisnis e-commerce di negara kita, sehingga belum dapat menjangkau peserta tender yang lebih luas.
3. Me-manage hubungan dengan supplier
Implementasi sistem yang baru antara buyer dengan supplier tentunya membawa perubahan dalam hubungan kerja. Memanage hubungan dengan supplier harus senantiasa dijaga supaya tercipta hubungan yang baik, dan kesepakatan harga pun bisa memuaskan kedua belah pihak.
4. Manajemen katalog produk
Katalog harus senantiasa diperbaharui dengan spesifikasi dan harga-harga barang terbaru, update informasi stok yang tersedia, dsb.

Six E-Business Strategy Definitions

For a company which you are familiar with, review the six strategy definition choices.
Perusahaan yang familiar dengan saya adalah BCA. Mari kita coba untuk me-review 6 strategy definition choices dalam e-business BCA (www.klikbca.com)

Definisi dari strategi mengacu pada tujuan dan visi perusahaan. Visi PT Bank Central Asia, Tbk. adalah "menjadi bank pilihan utama andalan masyarakat, yang berperan sebagai pilar penting perekonomian Indonesia"

Misi PT Bank Central Asia, Tbk. adalah :

• Membangun institusi yang unggul di bidang penyelesaian pembayaran dan solusi keuangan bagi nasabah bisnis dan perseorangan
• Memahami beragam kebutuhan nasabah dan memberikan
  layanan finansial yang tepat demi tercapainya kepuasan
  optimal bagi nasabah
• Meningkatkan nilai francais dan nilai stakeholder BCA
  

Berbasis pada definisi dari strategi itu sendiri, berikutnya akan dibahas mengenai key strategic decisions yang dihadapi manajemen dalam mengembangkan startegi e-business nya.

1. Decision 1 : E-Business channel priorities
Prioritas channel strategy e-business BCA (getting the right mix of bricks and clicks) ditetapkan berdasarkan persentase target market yang bisa diarahkan untuk beralih menggunakan e-channel, dan seberapa besar keuntungan yang bisa diperoleh perusahaan.
Klik BCA memuat informasi yang dibutuhkan nasabah seperti informasi seputar produk perbankan BCA, suku bunga, profil perusahaan, dll. Selain bersifat informasional, klikbca juga menyediakan fasilitas transaksi bagi para nasabahnya, yakni pengecekan saldo dan mutasi rekening, transfer uang antar rekening maupun antarbank, pembelian berbagai layanan, pembayaran, dll.
Klikbca bisa memenuhi kebutuhan layanan transaksional nasabah BCA untuk kecepatan, kemudahan, dan efisiensi transaki tanpa harus pergi ke bank atau mengantri di ATM. Nasabah bisa serasa memiliki teller non tunai pribadi hanya dengan bermodalkan koneksi internet.
Untuk pengembangan kedepannya akan lebih baik lagi jika klikbca menyediakan layanan customer care online yang bisa menampung saran, pertanyaan dan keluhan secara online sehingga bisa terjalin komunikasi 2 arah antara bank dengan nasabahnya.

2. Decision 2 :Organizational restructuring and capabilities
Organizational restructuring and capabilities terdiri dari :
- In-house division (intergration)
- Joint Venture
- Strategic Partnership (mixed)
- Spin Off (separation)
Tidak menutup kemungkinan jika nantinya keempat Organizational restructuring and capabilities terjadi di BCA. Organizational restructuring and capabilities bisa menjadi cara yang efektif dan efisien dalam pengembangan e-business BCA.

3. Decision 3 :Business, service and revenue models
Business model e-business BCA dari sisi Marketplace Position adalah sebagai :
- Marketplace / exchange (intermediary)
Sebagai perantara dalam transaksi pertukaran / pengiriman uang antara nasabah yang satu dengan nasabah lain, baik itu dalam bank yang sama maupun antarbank.
- Media owner / publisher (intermediary)
Sebagai penyedia informasi mengenai kurs berbagai mata uang asing, informasi suku bunga funding dan lending.

Revenue Model e-business BCA adalah Commision-based Sales
Revenue didapat dari hasil transaksi pengiriman uang antar bank, transaksi pembayaran seperti asuransi, kartu kredit, saham, pendidikan, dll.

4. Decision 4 :Marketplace restructuring
Marketplace restructuring yang bisa dilakukan dari sisi sell side dan buy side :
- sell side : disintermediation (sell-direct), contohnya bisa menjual langsung kartu kredit dan kredit konsumer yang lainnya melalui pengisian aplikasi online
- buy side : disintermediation & buy melalui intermediary baru spt B2B bisa mulai dilakukan dalam sistem e-procurement yang saat ini masih ditangani divisi logistik.

5. Decision 5 :Market and product development strategies
- Market Penetration
Menggunakan internet untuk meningkatkan market share growth, meningkatkan loyalitas customer dengan memberikan layanan transaksional online yang sangat memberikan kekmudahan sehingga loyalitas customer bisa ditingkatkan.
- Market Development
menggunakan internet untuk menetapkan target market yang baru, contohnya segmen baru yang bisa digarap dengan diluncurkannya klikbca.
- Product Development
Digunakannya internet pada klikbca memberikan nilai tambah pada produk BCA sendiri, contohnya bagi produk tabungan (Tahapan BCA), klikbca memberikan nilai tambah berupa kemudahan layanan transaksional bagi para nasabah Tahapan BCA untuk melakukan transaksi non tunai di mana saja dan kapan saja tanpa terikat jam layanan teller ataupun terikat lokasi ATM.

6. Decision 6 :Positioning and differentiation strategies
Positioning klikbca adalah sebagai layanan perbankan online dengan product performance exccellence melalui ketersediaan kustomisasi produk online. Dari sisi price performance, klikbca adalah layanan transaksional online bagi para nasabah BCA dengan price / harga yang murah, misalkan harga / fee yang harus dibayarkan untuk setiap transaksi pemindahbukuan dana antar rekening adalah gratis, dan hanya Rp 5000 untuk pemindahbukuan antar bank. Layanan pembayaran online pun tarifnya bersaing.

Summary guide buat small retailer company yang mau buat website

Create a summary guide for a small retailer company about the stages that are necessary in the creation of a website and the management issues involved.

Bagi perusahaan retailer baik skala besar maupun kecil, jika ingin memulai e-commerce, tentunya perlu disusun terlebih dahulu tahapan-tahapan perancangan website.
Bagi perusahaan retailer skala kecil, langkah-langkah berikut dapat menjadi panduan dalam memulai aspek e-commerce bagi bisnisnya :

PLANNING
1. Menetapkan tujuan
Terlebih dahulu perlu didefinisikan tujuan pembuatan website sebelum masuk dalam tahap pembuatannya lebih jauh. Berdasarkan maksud dan tujuan, untuk perusahaan retailer bisa mencakup fungsi-fungsi sbb :
- marketing, berfungsi sebagai media pemasaran
- e-commerce, berfungsi sebagai media transaksi online antara penjual dengan konsumennya

2. Menetapkan isi website
Ini merupakan faktor yang paling penting dalam tahapan pembuatan sebuah website. Mengacu pada tujuan yang telah ditetapkan, isi website harus di-list terlebih dahulu, apa-apa saja informasi dan menu yang akan ditampilkan. Dalam case perusahaan small retailer tentunya isi website setidaknya harus mencakup informasi produk, contact, guest book, dan menu transaksi online.

3. Menentukan target pengunjung
Tentukan terlebih dahulu pengunjung website yang ditargetkan. Setelah mengumpulkan data (user gathering) kemudian dilakukan analisa. Untuk perusahaan small retailer target pengunjung adalah konsumen dengan kategori segmen sesuai target perusahaan.

DESIGN
Mengacu pada planning yang sudah dibuat sebelumnya, berikutnya tahapan yang dilakukan adalah tahapan perancangan.
Design yang ditetapkan harus membawa image, tujuan, dan karakteristik yang ingin disampaikan. Sebuah website penjualan retail seyogyanya harus memiliki tampilan yang menarik bagi user sehingga user akan tertaik untuk meng-explore lebih jauh isi website kita.
Faktor keindahan merupakan fakor yang sangat penting yang berperan banyak dalam keberhasilan sebuah website.
Design yang dirancang harus mencerminkan ciri khas perusahaan, menarik konsumen, menampilkan produk yang kita jual secara menarik (eye catching), dll.

PEMBUATAN LAYOUT & CODING HTML
Setelah memiliki gambaran dari tahapan proses design, berikutnya dilakukan pembuatan layout yang dilengkapi dengan button, image, text, dll.
Setelah membuat layout desain hal yang perlu dilakukan kemudian adalah membuat layout ke dalam format HTML.

TESTING
Testing atau pengujian perlu dilakukan unutk meyakinkan bahwa semua fungsi telah berjalan dengan baik sesuai tujuan semula.

IMPLEMENTING
1. Webhosting
Website yang sudah di-design harus disimpan di webshosting untuk bisa diakses melalui jaringan internet diseluruh dunia. Banyak penyedia layanan webhosting, dari yang gratis sampai yang bayar.

2. Nama Domain
Nama domain adalah nama web site itu apakah .com, .net atau .org, dll. Nama domain bisa diperoleh secara gratis ataupun bayar. Untuk domain gratis biasanya menggunkan sub domain dari penyedia layanan domain gratis. Untuk website sebuah perusahaan retailer hendaknya menggunakan domain berbayar untuk lebih menunjukan kredibilitas dan bonafiditas perusahaan.

3. Promosi
Setelah meluncurkan website, perlu juga dilakukan promosi untuk mendongkrak jumlah user yang mengunjungi website kita, sehingga tujuan perusahaan retailer, yakni menjual barang-barang retail melalui website nya bisa tercapai.
Promosi bisa dilakukan melalui :
- search engine
- link dari situs lain
- promosi melalui brosur, poster, pencetakan di kartu nama, kop surat, dll.

MAINTENANCE
Setelah website diluncurkan, perlu dilakukan maintenance secara berkala, misalnya untuk :
- memastikan bahwa informasi yang kita tampilkan adalah informasi yang update.
Bagi website perusahaan retailer juga sangat penting untuk memastikan bahwa harga produk yang dijual selalu update, juga mengenai jenis barang, informasi mengenai stock barang tsb, dll.
- Menjaga website dari serangan hacker
- Mengupdate tampilan / design apabila diperlukan supaya pengunjung tidak merasa bosan
- Menambah menu atau fitur-fitur lain yang dirasa perlu
- Menerima feedback dari user dan senantiasa membuat perubahan yang positif sesuai tuntutan konsumen

MANAGEMENT ISSUES INVOLVED
Bagi perusahaan retailer yang baru memutuskan untuk meluncurkan website e-commerce tentunya membuat management harus memikirkan strategi baru dalam penjualannya. E-commerce membuka pasar lebih luas, perlu dipikirkan lebih lanjut mengenai cara transaksi baru yang mungkin bisa datang dari cakupan wilayah yang lebih luas. Management Issues yang mungkin timbul antara lain :
- mengenai cara pembayaran
- otorisasi transaksi
- lokasi penyimpangan inventory
- cara pengiriman barang
- cost yang timbul, dll.

Alternatif business and revenue models yang dihasilkan oleh internet bagi BCA

For an organization you are familiar with, examine the alternative business and revenue models afforded by the Internet and assess the options for the type and location of e-commerce transitions.

PT. Bank Central Asia, Tbk merupakan salah satu bank swasta terbesar di Indonesia yang didirikan pada 21 Feb 1957.
BCA menjalankan bisnisnya sebagai lembaga intermediary untuk menghimpun dana masyarakat dan menyalurkannya kembali dalam bentuk kredit.
Sebagai salah satu bank swasta terbesar , BCA berperan dalam roda perekonomian Indonesia dalam pembangunan sektor riil.

Alternative perspective on business model :

1. Marketplace Position :

• Marketplace / exchange (intermediary)

Sebagai perantara dalam transaksi pertukaran / pengiriman uang antara nasabah yang satu dengan nasabah lain, baik itu dalam bank yang sama maupun antarbank.

• Media owner / publisher (intermediary)

Sebagai penyedia informasi mengenai kurs berbagai mata uang asing, informasi suku bunga funding dan lending.

2. Revenue Model : Commision-based Sales

Revenue didapat dari hasil transaksi pengiriman uang antar bank, transaksi pembayaran seperti asuransi, kartu kredit, saham, pendidikan, dll.

3. Commercial Model : Fixed price sale

Fee yang dibebankan kepada setiap nasabah yang menggunakan jasa pembayaran kartu kredit, asuransi, saham, dll bersifat fixed price. Besarnya fee ditentukan berdasarkan kesepakatan antara BCA dengan provider yang dibebankan tetap kepada setiap nasabah yang menggunakan jasa layanan tsb.

Type and location of e-commerce transitions :

• Buyer-Oriented

Nasabah bisa mengakses sendiri layanan transaksi via klikbca dengan menggunakan User ID dan PIN yang sudah diregistrasi sebelumnya.