Analyze the procurement process for an organization with which you are familiar. Explain the changes and possible problems involved with introducing e-procurement.
PT. Autotrust Media Proteksindo adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa perantara asuransi kerugian. Sebagai broker, Autotrust yang bekerjasama dengan beberapa perusahaan asuransi ternama seperti Asuransi Bina Dana Artha, AIU, dll memiliki salah satu kegiatan operasional seperti pencetakan polis asuransi. Berkaitan dengan hal tersebut, tentunya office supplies yang dibutuhkan beragam dan cepat habis. Selama ini Autotrust melakukan pembelian terhadap office supplies yang dibutuhkan melalui bagian purchasing. Setiap departemen yang membutuhkan, seperti Departemen Underwriting yang membutuhkan office supplies dalam jumlah yang lebih banyak terkait dengan proses pencetakan polis, menghubungi bagian purchasing jika membutuhkan sesuatu.
Jika Autotrust menerapkan sistem e-procurement tentunya akan mendatangkan beberapa perubahan dan juga tantangan yang mungkin ditemui.
E-procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan supplier. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik, sehingga untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasional, dan yang berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut. Tugas-tugas baru yang berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada supplier lama maupun supplier baru.
E-Procurement pembelian dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi biaya operasi dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan memperpendek birokrasi. Penerapan e-procurement memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan supplier yang dipilih melalui katalog online yang mana dilihat-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item yang dibutuhkan. Fitur utama e-procurement meliputi :
• Katalog elektronik untuk item-item standar/inti.
• Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis/bermacam-macam.
• Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli secara teratur.
• Kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detil.

Beberapa manfaat e-procurement meliputi :
1. Penghapusan biaya administrasi
Karena sistem order dilakukan secara online, maka biaya administrasi bisa dihapuskan. Selama ini setiap order dan pengiriman dari supplier akan dikenakan biaya administrasi.
2. Pemotongan biaya pembelian
Dengan adanya sistem e-procurement yang menekankan pada efisiensi waktu dan biaya, maka biaya pembelian yang sebelumnya dilakukan secara manual bisa diminimalisir. Contohnya biaya pencetakan Purchase Order, biaya pengiriman PO, tanda terima, dsb.
3. Pemotongan waktu siklus pembelian
Dengan e-procurement, siklus pembelian menajdi lebih pendek karena data permintaan barang secara otomatis dikirimkan kepada supplier real time.
4. Kontrol manajemen yang lebih intens
E-procurement terintegrasi dengan wewenang persetujuan untuk setiap barang yang direquest oleh setiap divisi. Misalnya saat divisi underwriting membutuhkan office supplies, mereka akan menginputnya di sistem e-procurement yang kemudian langsung akan dikirimkan untuk otorisasi kepada manajemen yang berwenang, setelah mendapat otorisasi maka sistem secara otomatis akan mengirimkan data order ke supplier.
5. Memaksimalkan pemenuhan kebutuhan
Dengan sistem yang cepat dan terintegrasi, maka apa yang dibutuhkan dapat dipenuhi dengan lebih maksimal karena pihak yang membutuhkan barang tsb mencari sendiri di catalog sistem barang yang dibutuhkannya. Barang yang dibeli benar-benar barang yang sesuai spesifikasinya dengan yang dibutuhkan.
6. Mengurangi tingkat kesalahan pemesanan
Pembuatan Purchase Order secara manual tentunya tidak luput dari kesalahan. Barang yang dibutuhkan misalnya dengan spesifikasi A, bisa saja terjadi kesaslahan order dengan spesifikasi A1. Dengan sistem yang terintegrasi maka bisa mengurangi tingkat kesalahan yang mungkin timbul.

Kendala
1. Kesiapan teknologi informasi
Implementasi e-procurement sangat memerlukan kesiapan teknologi informasi secara penuh berikut perangkat-perangkatnya. Meskipun dalam implementasinya tidak banyak memerlukan perubahan dalam proses bisnis (bussiness process), namun perlu suatu kebijakan (policy) perusahaan berupa sistem dan prosedur yang mengatur mekanisme e-procurement yang akan menjadi acuan bagi semuapihak yang terlibat. Selain itu sistem e-procurement memerlukan dukungan proses pengadaan barang dan jasa dengan memanfaatkan teknologi informasi (internet) sehingga dapat dibangun interaksi antara buyer dan supplier secara on-line.
2. Penyesuaian budaya / change management
Kendala yang dihadapi dalam implementasi e-procurement adalah belum membudayanya praktik bisnis e-commerce di negara kita, sehingga belum dapat menjangkau peserta tender yang lebih luas.
3. Me-manage hubungan dengan supplier
Implementasi sistem yang baru antara buyer dengan supplier tentunya membawa perubahan dalam hubungan kerja. Memanage hubungan dengan supplier harus senantiasa dijaga supaya tercipta hubungan yang baik, dan kesepakatan harga pun bisa memuaskan kedua belah pihak.
4. Manajemen katalog produk
Katalog harus senantiasa diperbaharui dengan spesifikasi dan harga-harga barang terbaru, update informasi stok yang tersedia, dsb.